Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for SK Sterling for å sikre god økonomistyring. Regnskapsførere, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til SK Sterling fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.

Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

SK Sterling skal bruke og forvalte SK Sterlings midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte
SK Sterling skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering
SK Sterling skal ha en forsvarlig økonomistyring

Lover og bestemmelser

SK Sterling er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. SK Sterling er også pliktig til å følge andre norske lover og regler.

Sentrale lover er

NIFs lov
SK Sterlings egen lov
Regnskapsloven
Bokføringsloven
Revisorloven
Merverdiavgiftsloven
Arbeidsgiveravgiftsloven

BUDSJETT

SK Sterling utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp for økonomien mellom styremøtene.

SK Sterling utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på SK Sterlings årsmøte og følges opp av styret gjennom året. SK Sterling bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle SK Sterlings grupper benytter de samme kontoklassene. Budsjett for de enkelte grupper skal alltid godkjennes av hovedstyret.

For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for SK Sterling og på gruppenivå.

Følgende punkter er viktige ved budsjettering i SK Sterling:

Inntekter:

Avtaler,
Sponsorkontrakter
Fjorårsregnskapet (årets) inntekt
«Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter.

Kostnader:

Fjorårets (årets) kostnader
Planlagte aktiviteter for kommende år
Kontrakter (for eksempel husleie)

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd.

Ved usikkerhet bruker SK Sterling det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.

For at SK Sterling til enhver tid skal kunne ha oversikt over at det har tilstrekkelig med midler på bankkonto, utarbeider SK Sterling også et likviditetsbudsjett. Likviditetsbudsjettet hjelper SK Sterling å holde orden på kontantbeholdningen gjennom året. Likviditetsbudsjettet utarbeides årlig men oppdateres hvert kvartal.

SK Sterlings Årshjul, Budsjett og Likviditetsbudsjett ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

REGNSKAP

SK Sterling er regnskapspliktig og følger Lovnorm for idrettslag §11

Fullmakter i SK Sterling

Hovedstyret i SK Sterling har delegert myndighet til enkelte personer i SK Sterling. En oversikt over denne fullmaktsfordelingen finnes i SK Sterlings fullmaktsmatrise.

En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle i SK Sterlings finnes i de ulike rollebeskrivelsene.

Fullmaktsmatrise og rollebeskrivelse for daglig leder som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Regnskapssystem og fakturasystem

SK Sterling bruker følgende regnskapssystem:

Poweroffice

Regnskapsbilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til klubbens økonomiansvarlig/kasserer, men senest innen fastsatt frist i årshjulet. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag leveres til økonomiansvarlig umiddelbart etter gjennomføring.

Internregnskap for lag/grupper

Administrasjon/økonomiansvarlig bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og lagsnivå. Det utarbeides et internregnskap for respektive grupper og lag hvert kvartal.

Når lag-/gruppeleder mottar lagets/gruppens internregnskap regnskap kontrolleres dette mot lagets/gruppens budsjett. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) tar lag-/gruppeleder kontakt med administrasjonen, økonomiansvarlig eller lag/gruppekasserer.

Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

SK Sterling avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov).

Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som skal stå i SK Sterlings balanse.

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. SK Sterlings årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele SK Sterling (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.

Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på SK Sterlings årsmøte i revidert versjon.

SK Sterling utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.

Pr 31.12 går SK Sterling gjennom sine regnskap for å:

Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).
Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Økonomiske misligheter

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm.

Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i SK Sterling, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

INNTEKTER OG INNBETALINGER

Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent

SK Sterling innkrever medlemmene gjennom KlubbAdmin. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter avgifter foretas gjennom KlubbAdmin på bakgrunn av medlemslistene som lagsansvarlig leverer til avtalte frister.

Alle SK Sterlings medlemmer betaler en medlemskontingent på kr 100. I tillegg betaler medlemmene treningsavgift. Gjeldende treningsavgifter finnes på www.sterlingsk.no

Offentlige tilskudd og kompensasjoner

Tilskuddstyper og kompensasjoner for SK Sterling er (listen er ikke uttømmende):

Mva-kompensasjon
Lokale aktivitetsmidler (LAM)
Spillemidler til utstyr
Grasrotandel
Midler fra ulike stiftelser

Kiosksalg

Ansvarlige for kiosksalget henter og leverer kontantkassen og kasseoppgjørsskjema hos økonomiansvarlig. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og det skal tas et «kasseoppgjør».

Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Ved levering teller kioskansvarlig og økonomiansvarlig opp pengene i fellesskap.

Mal til kassetellingsskjema ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Billett-, lotteri-, parkeringsinntekter o.l.

Ved billettsalg, lotterisalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørsliste fylles ut. Salgsoppgjør skal inneholde dato for arrangement, billetter (lodd etc.) solgt fra nr. til nr., antall solgte billetter og til hvilken pris. Oppgjøret skal signeres av 2 ansvarlige personer og det skal skje på SK Sterlings oppgjørsskjema.

Mal til oppgjørsskjema billettsalg ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Salg av varer og tjenester (utgående faktura)

Ved omsetning av varer og tjenester utsteder SK Sterling en utgående faktura. SK Sterling benytter fakturaprogram nevnt i kapittel om Regnskaps- og fakturaprogram.

Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i SK Sterling eller andre som ønsker noe fakturert fra SK Sterling, fyller ut et fakturagrunnlag som overleveres økonomiansvarlig/den som har ansvaret for faktureringen.

Fakturagrunnlag ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Dugnad

Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av SK Sterling skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i SK Sterling som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.

Dersom SK Sterling har omsetning av varer i forbindelse med dugnad, rapporteres det inn dersom mva-pliktig omsetning overstiger grensebeløpet.

Merverdiavgift

SK Sterling driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:

Vanlige medlems- og startkontingenter
Billettinntekter
Inntekter fra adgang til svømmehaller, treningsstudioer, tennisbaner, golfbaner mv.
Offentlige tilskudd
Lotteriinntekter
Bingoinntekter
Gaver
Inntekter ved salg av programmer og kataloger som selges i forbindelse med arrangementer

SK Sterling driver følgende omsetning som kan være merverdiavgiftspliktig virksomhet:

Sponsorinntekter
Salg av utstyr
Kioskvirksomhet
Serveringsvirksomhet
Salg av jakkemerker ol.
Dugnadsinnsats
Salg av varer

Dersom merverdiavgiftspliktig omsetning per år overstiger grensebeløpet (kr 140.000 pr 01.01.22), beregner, rapporterer og innbetaler SK Sterling merverdiavgift.

Innbetalinger

Innbetalinger som gjøres til SK Sterlings bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter eller lignende.

Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie.

KOSTNADER OG UTBETALINGER

Kjøp fra leverandører

Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av SK Sterling. SK Sterling har leverandøravtaler som de ulike gruppene skal handle fra (så fremt det er hensiktsmessig).

Inngående faktura

Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise. Alle fakturaer skal være stilet til SK Sterling. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.

Utgiftsrefusjoner

Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på SK Sterlings standard utgiftsrefusjonsskjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes i henhold til SK Sterlings fullmaktmatrise. Formål med utlegget skal alltid påføres.

Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.

Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til SK Sterlings økonoimhåndbok.

Varekjøp

Alle varekjøp skal godkjennes av to personer (se kapittel om Inngående faktura).

For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører SK Sterling varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12, og det er SK Sterlings standardiserte varetellingsliste som skal benyttes.

Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.

Varetellingsliste ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Kjøp av utstyr og eiendeler

For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører SK Sterling utstyrs- og eiendelsoversikt.

Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er SK Sterlings standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.

Oversikten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.

Eiendeler og utstyr verdsettes til anskaffelseskost fratrukket avskrivninger. Avskrivninger beregnes basert på følgende formel:

Utstyrs- og eiendelsoversikt ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Utbetalinger

Alle utbetalinger skal godkjennes av minst to personer. Godkjenningen skal enten gjøres i regnskapssystemet der det er mulighet for elektronisk overføring til bank, eller i nettbanken dersom dette er eneste mulighet.

Det skal være de samme personene som har fullmakt både i regnskapssystemet og nettbank.

Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen. Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.

Per dags dato har følgende personer/roller delt signaturrett i nettbanken:

Mimoun El Atiaoui/Styreleder
Dag Halvorsen/Daglig leder

Hovedstyret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i SK Sterling, se SK Sterlings fullmaktsmatrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP).

SK Sterling har en brukskonto, en høyrentekonto og en skattetrekkskonto. Alle kontoer står i SK Sterlings navn, private kontoer benyttes ikke.

Hovedstyret kan vurdere behovet for enkelte egne gruppe/lagskontoer i banken. Ingen skal benytte private kontoer. Oversikt over inntekter og kostnader pr gruppe skal sikres ved interne avdelings-/prosjektregnskap (grupperegnskaper). Egne gruppekontoer skal ikke benyttes som en måte å følge opp økonomien på.

Alle gruppekontoer er en del av det ordinære regnskapet og skal medtas på SK Sterlings totalregnskap.

Lagkasse

Når laget trenger å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller lignende dokumentasjon. Dersom det ønskes forskudd fra lagkassen, skal den som mottar forskuddet signere på skjema for uttak fra kasse. Lagskassen inngår i SK Sterlings midler, og utbetales ikke ved opphør av lag.

Skjema for uttak fra kasse ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Eventuelle kontanter som de enkelte lagene i SK Sterling selv samler inn, skal settes inn i banken på SK Sterlings brukskonto med informasjon om hva pengene gjelder (se for eksempel kapittel om Dugnad).

I størst mulig grad unngår SK Sterling håndtering av kontanter. Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i SK Sterlings regi overføres til lagkassen og settes inn på SK Sterlings brukskonto uten ubegrunnet opphold.

LØNN OG YTELSER

Lønnssystem

SK Sterling benytter følgende lønnssystem:

Poweroffice

Kontrakt/avtale

Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i SK Sterlings fullmaktsmatrise (se kapittel om REGNSKAP).

SK Sterling har standardiserte kontrakter, godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres på SK Sterlings kontor. Personer som har faste eller midlertidige ansettelsesforhold meldes inn i AA-registeret.

Mal for arbeidsavtale ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Lønnsutbetaling

Alle lønnsutbetalinger foretas fra administrasjonen/økonomiansvarlig, og alle utbetalinger disse skal være dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. . Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister. Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme.

Antall ansatte i SK Sterling overstiger grensen for obligatorisk tjenestepensjon og SK Sterling har opprettet OTP-ordning for sine ansatte.

For hver lønnskjøring/utbetaling skal dette godkjennes i tråd med SK Sterlings fullmaktsmatrise, se kapittel om REGNSKAP.

Skjema for timelister ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Næringsdrivende eller ansatt

I de tilfellene SK Sterling benytter selvstendig næringsdrivende, gjøres det i hvert tilfelle en vurdering for å kunne definere om denne anses som næringsdrivende eller om betalingen anses som lønn fra SK Sterling. Følgende elementer vurderes: Om den som yter tjenesten

Har regelmessig flere oppdragsgivere, samtidig eller etter hverandre
Har eget kontor eller produksjonslokale
Holder egne materialer
Har egne driftsmidler, som for eksempel maskiner og egne transportmidler
Mottar avregning i fast beløp og ikke per tidsenhet
Kan stille med andre enn seg selv, for eksempel bruke egne ansatte
Skal utføre et bestemt oppdrag som ikke bare er avgrenset i tid
Har ikke krav på flere oppdrag fra oppdragsgiver
Har ikke krav på vederlag når oppdrag ikke utføres.

Dersom dette ikke er på plass defineres personen som arbeidstaker og får utbetalt ordinær lønn på linje med andre arbeidstakere i SK Sterling.

Skattefri lønnsutbetaling

SK Sterling registrerer alle lønnsutbetalinger i lønnssystemet. Utbetalinger som ikke overstiger skattefri grense (pr 01.01.22; kr 10 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt.

Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn.

All lønnen er arbeidsgiveravgiftpliktig når SK Sterling overstiger beløpsgrensene for dette (se kapittel om arbeidsgiveravgift).

Utgiftsgodtgjørelse

Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000 pr 01.01.22) til dekning av et medlems merkostnader er ikke opplysningspliktig eller skattepliktig.

Utbetalinger som overstiger grensebeløpet, er oppgavepliktig.

SK Sterling registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i lønnssystemet og innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås.

Bilgodtgjørelse

Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse inntil kr 3,50 pr kilometer (pr 01.01.22) uten at det medfører skatteplikt.

Statens satser er for øvrig kr 4,03 pr kilometer (pr 01.01.22).

SK Sterling benytter standardisert reiseregning som signeres av mottaker og attesteres i tråd med fullmaktsmatrise (se kapittel om REGNSKAP) før utbetaling.

Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute.

Skattefri sats for passasjertillegg er kr 1 pr kilometer (pr 01.01.22).

Reiseregning ligger som vedlegg til SK Sterlings økonomihåndbok.

Dommerregninger

Utstyrsgodtgjørelse til dommere innen lagidretter hvor det er nødvendig med spesielt utstyr (f.eks. sko, drakt, beskyttelse mm) godkjennes som skattefri godtgjørelse med inntil 280 kroner per oppdrag (2022-sats). Samlet skattefri godtgjørelse, som utbetales til dommeren fra samme klubb, kan ikke overstige 2 800 kroner per år (2022-sats).

Dommere kan ikke kreve å få beløpet utbetalt kontant rett etter kamp. Godtgjørelse utbetales samtidig som de ordinære lønnsutbetalingene foretas i SK Sterling.

Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en standardisert dommerregning som viser dato, dommerens fulle navn, beløp og eventuelt dommerens signatur for mottak av pengene.

Arbeidsgiveravgift

Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift. Når SK Sterlings totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt ikke overstiger beløpsgrensene (kr 800 000 totalt eller kr 80 000 pr ansatt (grenser pr 01.01.22)), beregnes ikke arbeidsgiveravgift.

REVISJON

SK Sterling gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år

KONTROLLUTVALG

SK Sterling har valgt følgende til SK Sterlings kontrollutvalg:

Rachid El Azzouzi
Thuc Do

Kontrollutvalget fører tilsyn med SK Sterlings økonomi, og går gjennom perioderegnskaper samt årsregnskap.

mai 16, 2023

Økonomihåndbok

INNLEDNING